ag真人视讯:科莱特:咨询项目的会议记录应该怎
2018-12-09 20:37

  无论是管理咨询项目,还是SAP实施项目,各阶段会产生很多类型的文档,计划表、方案书、流程图等等,但会议记录这个不起眼的东西,则会贯穿始末,或多或少的影响着项目的走势。

  这些文档,都属于商业写作的范畴,其目的都是为了“Inform”和“Influence”,而咨询项目有着时间约束和交付压力,会议则是项目过程中最高频的活动,会议记录撰写水准是顾问能力的表现,也是降低项目风险的有力武器。

  回想多年前,初入职场,接到的第一个任务就是撰写会议记录,当时的企业对新员工采用的是导师制,专门指导我的是一位法务部的律师,直到今日,我都能清晰记得,我那份会议记录被退回了十一次,写了将近十五个小时,录音笔中的对话不知道听了多少遍。

  从那以后,再写的会议记录都是一遍成功,那个通宵写会议记录的经历,深深的影响着我,十一次的退回原因,甚至修正了我倾听过程中的归纳方法,以及逻辑表达方法。

  他刚来项目组时,我跟他说:「做会议纪要,是年轻顾问快速成长的一个捷径。」因为你可以观察总结客户和资深顾问的沟通方式、做事方法,还可以锻炼自己的总结归纳能力。

  他很认同,也很努力地在记录各种调研、会议的纪要。但让我惊讶的是,这个对我成长曾非常有效的窍门,在他身上却毫无作用。

  当年的我不知道问题出在哪儿,通过和他的细致沟通,发现我并没有像我的入门导师那样,帮他指出每一次会议纪要中的问题,并给出改进的反馈,以便他能在下一次会议纪要中做针对性的练习和改进。

  所以说,得不到有效的反馈对顾问是一件很恐怖的事情,无数次的原地踏步的重复,只会消磨自己宝贵的时间和意志,徒生迷茫,乏无进步。

  那次与他的畅谈,对他的10份会议记录进行了分析,我把我从导师那里的收获传递给他,应该对他之后的职业生涯起到了积极的影响。

  1. 确定会议的目的,才能确定记录的方向,许多人会把重点放在记录过程与细节,而非结果,以致信息太多,反而会埋没最重要的讯息。应该根据目标,把讨论结果记录下来,没必要将会议提及的所有文字都一一列出。

  2. 一个好的会议记录是简短的,最少的文字精确记录议题、结论、谁负责、如何做、何时完成,这样下次开会,再把会议记录拿出来,就可以知道上次开会大家同意了什么,而这段期间,大家完成了什么。

  3. 不管任何职务、阶级的人都有可能会需要写会议记录,会议记录是职业素养的传递,很多资深顾问项目一开始,就把这个工作交给了小顾问或者客户成员,我个人觉得这样并不好。

  4. 能快则快,很多优秀的顾问在会议一结束,整理个十来分钟,大家就能收到一封优秀的会议记录文件,这很赞。即时做不到,也要尽量不要超过24个小时。

  5. 会议大部分是为了打成共识,撰写者可以先把会议记录寄给有参加会议的人,请他们看内容是否正确,如果有误,赶紧修正。若是大家对纪录都没有异议,那此份会议记录就可以代表大家对会议结果的共识。

  6. 做为后续提醒,天有不测风云,项目的方向或时程会有所更动,有时并不是因为项目成员出错,而是受外在因素影响。当有质疑时,只要拿出会议记录比对,就能有所依据。更容易找到变动原因,风险把控会更精准。

  7. 做好文件命名,方便查找,应该包括的要素有:时间、概要、版本。现在操作系统越来越强大,文件内容也可以作为搜索范围,文中归纳几个关键词做标签,也会提高搜索效率。

  希望这篇文章可以对顾问同行中的新人、或者不太关注会议记录的顾问有所帮助,如果您还有其他好建议,欢迎留言分享。ag真人视讯